【管理するものを減らす】 受信したメールのフォルダ分けをやめて気づいた自分に合う管理方法

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ずっと気にかかっていた事に少しずつ着手し始めた。

大きな物ではなくても、減らす事で作業も気持ちも楽になることがある。

大きな物ではないから、

急いでいないから、

何となく、そのまま管理している物はないだろうか??

今回手を付けたのは、

「メールの受信フォルダ」

あなたは、いくつのメールアドレスを使い分けているだろうか?

届いたメールは、どのように管理しているだろうか?

私も複数のアドレスを使い分けている。

用途でアドレスを分けているだけだが、最近その管理方法が自分に合ってない気がしていた。

一番頻繁に使っているPCアドレスでは、

届いたメールは、不要な物は読まずに削除し、
必要と思える物は開封してざっと目を通してから取捨選択し、
フォルダ分けして保管。

先週、久しぶりに空けたフォルダに、今は全く不要なメールが沢山保管されているのに気付いた。

一応メールの件名をざっと見たが、今必要なものは1通もなかった。

気になって、他のフォルダをいくつか開けてみた。

同じように不要なメールが沢山ある事に気づき、がっくりした。

何のためにフォルダ分けをしていたのだろうか?

勇気をだして、一旦すべてのフォルダから受信箱に一旦メールを戻してみた。

メールの総数は約900通。

全部見ている余裕などない。

少し考えてから、差出人でソートしてみた。

すると、、

件名と受信日を見ただけで、どんどんメールを削除できる!

面白いくらいに、要・不要が判断できるのだ。

初日は、30%の削減に成功。残り約600通。

まだ、全体は見渡せなかった。

2日目、新たに受信したメールが加わる。

それを読む前に区分し、読んだ物も残すかどうか判断。

残りの600通は、400通ほどに。

これでも、まだ全体を把握できない。

3日目、自分に問いかける。

このメール、残しておく必要ある?

このメール、消えたら困る?

だんだん、自分に必要なメールが分かってくる。

残り400通は、200通まで減らす事ができた。

週末を挟んでしまい、メールは受信したままだったから、今日は230通。

今月中に100通台まで減らせそうだ。

200通ほどなら、差出人のソート機能で、ざっと全体を見渡せる。

どうしても、消えたら困るメールには印をつけておけばいいことだ。

私の場合、、

フォルダ分けした途端、結局そのメールは不要な物と同じになってしまっていたようだ。

フォルダを作って分ける事で、管理できたと思っていた。

でも、実際は違った。

仕分けすることと、管理することは違うのだ。

複雑になればなるほど、管理は難しくなる。

これは、性格でも違うかもしれない。

私にとって、細かく分ける事よりも、重要度が一目瞭然である事が必要だったのだ。

それが分かって、メインのアドレスに残してあったフォルダは全て削除。

他のアドレスの受信フォルダも同様に一元管理に変えた。

階層は作らず、フラット管理。

とても、すっきりして、管理しやすくなった。

携帯アドレスは、LINEを止めてから大切なメールしか届かないようになっている。

良く考えてみたら、私の携帯メールはフォルダ分けしていない。

届いたメールから読んで、不要なら削除。

残しておきたい物は、とりあえずそのまま。

そして、時間がある時に、一括で削除している。

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気づかぬ内に、大切な携帯メールは一元管理をしていたのだ。

メールは、重さがない。

でも、メールの処理は、気が重くなる。

重さがないものでさえ、

自分に合った管理法が分かれば、気持ちがスッキリする。

管理方法は、人それぞれ。

それを見つけた時は、スッキリ感も倍増する。

メールの管理、どうしていますか?

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