By: Bill Smith
本を寄付して「本の整理」が終わり、次は「書類の整理」
「書類」という言葉の範囲は、曖昧だ。
片付ける方法や、管理の仕方も、個人差が出る。
私の場合は、まとめて一気に手を付けていく方が合っているようで、昨秋に家中を片付けてみて、書類の片付けは「連鎖」が起こることを知った。
完璧に片付けている人にそれが起こるかは不明だが、シンプル生活途上であるなら「連鎖」は起こると思う。
書類の片付けに向かう時間も多く見積も必要があり、夏よりも涼しくなった秋がいい。
スタートの場所は、「家計管理ファイル」である。
私の普段の書類管理の流れ
書類は日々片付けているつもりでも、どんどん家にやってくる。
届いたDM類や学校関係書類は必ず目を通し、要・不要を確認後、必要な物だけをクリアファイルに一時置き。
リビングのサイドボードの上、見える位置に置いている。
家計・仕事・学校・プライベートなど、この時点では区別しない。
2週間ぐらいで、クリアファイルに貯まってくるので、それぞれを収納すべき場所に移動させる。
この「蛇腹式の家計管理ファイル」には、クリアファイルから保管必要として区別した「暮らしに関する書類」だけを入れる場所。
使っているのはA4用紙が入る大きさの蛇腹ファイル、全部で１３ポケットがある。
ドキュメントファイル、というもの。
私のファイルは、もう10数年利用していて古いけれど、使いやすい。
ここには、公共料金・医療費・住宅関連の領収書やカード類に付随する書類、そして私個人の支出に関する領収証などを入れている。
保険や金融に関する書類は全て夫が管理しているので、ここに入っているのは私が管理する「小さな支出」のものだけ。
ある程度、増えてきたときに、ポケットごとに整理はしているが、時間の経過と共に、やはり保管する物は増えてしまう。
ここに入った書類は、最終的に保管する場所なのだが、保管期限はポケットによって違いがある。
保管した書類は、なぜか処分しにくい物になってしまう。
使い始めた当初は、12ラベル全てを使っていた。
それでも入りきらない書類もあって、1ポケットに2分野が入ることもあった。
でも、最近はラベルがあるポケットの使用される分量に差が出ている。
生活がどんどん変化している証拠。
今回の書類整理、4時間かかった流れ
今回の片付けは、時間見積もり2時間。
全てのポケットを洗いざらい整理しようと決めた。
まず、１つのポケット単位で、全て出して1枚1枚確認した。
新しい視線で見直して、
「次の1年以降も本当に保管が必要であるか？」を自分に問いかけていった。
精査して、残った物を広いリビングテーブルに区分して置いていく。
ポケットの区分は無視してみた。
たぶん、今のポケットは必ずしも必要な数ではなさそうなので。
要不要を分けるときに、処分すると決めた物は、シュレッダーすべき物と、紙のリサイクルゴミとして出せる物に区別しながら作業する。
全部のポケットを一度目のふるいにかけ終わって、この時点で1時間経過。
この時点で、連鎖が始まった。
保管していた物の中に、いつまで保管していいか分からない物、
廊下収納にある取扱説明書ファイルへ移動すべき物、
もう使わないサービスだから解約・退会手続きをしようと思えた物、
そんな書類が出てきた。
保管期限を新たに決めるだけで済むことは簡単だった。
でも、廊下収納の取扱い説明書ファイルへ移動させながら、結局取扱い説明書ファイルも区分の曖昧さに気付いて広げてしまったから、もう大変！
極めつけは、
もう使っていないサービスを解約しようと電話をかけてみたら、あちこちのナビダイヤルで長い時間待たされた、、、。
この時点で2時間経過、覚悟を決めて、会員証もチェックし直すことに。
リビングは、書類のお祭りで大賑わいとなった。
3時間経過して、さらに本当に残したいと思うものだけを、ダイニングテーブルに移動。
そこから1時間かけて、１３のポケットに「小さな支出」の書類を戻した。
合計4時間かかった。
でも、「小さな支出」の書類を整理していたら、取扱説明書ファイルも会員証も全部一気に見直す事ができた。
結局１３ポケットの半分は、空になってしまった。
保管の基準を厳しくしてみた。
これから1年、このマイルールでやってみようと思う。
そして、今回の書類の片付け「残念賞」と「ブービー賞」が決まった。
【片付け残念賞】10年前に解約済みだった0088の「クレカード」
日本テレコムのクレカード。
知っている方はいるだろうか？
テレカのようなこのカードは、登録番号と暗唱番号を押せば後払いでどこへでも電話が出来るもの。
日本テレコムは現在ソフトバンクテレコムになっている。
ずっと保管していたのは、夫名義だったことと私は書類とカードを預かっていただけだと勘違いしていたこと。
問い合わせてみたら、もう１０年前に解約手続きされていたものだった。
夫の管理下だと勘違いしていて、10年も蛇腹ファイルに入っていた！
もう、残念の極み（泣けてきそうで笑った）
1枚しかファイルには入っていなかったが、夫に確認したら夫も律儀にクレカードを保管していた！
夫婦二人で、お互い様である。
今回の1番の残念賞だ。
【片付けブービー賞】コスメショップのポイントカードと、スポーツクラブの会員証（法人会員）
年に何度か利用するコスメショップは還元率もいいのだけれど、いつもカードを忘れてしまう。
暗証番号も忘れてしまって、何度も作り直してもらった過去もある。
今後もそのお店は利用するけれど、カードは私には必要なさそうだ。
退会しようとネットでログインしたら、なんと新サービスになっていてログインすらできない。
店舗対応が必要と分かる。
でも、すぐ使えるポイントがまだ残っていたことを思い出した。
そのお店で買いたい物がちょうどあったから、ポイントを使い切って店舗で退会しよう。
もう一つは、法人契約しているスポーツクラブの会員証。
近所に店舗があったときに通っていたのだが、店舗移転で近くになくなってしまい、それから通っていない。
スポーツクラブの問い合わせ先に電話をしてみると、
現在も法人契約中で登録が有効なので、以前と同じように格安で利用できるらしい。
ちなみにこのカードの裏面は写真付きの古いタイプ。
現在は個人情報保護のため写真無しのタイプに変わっているそうだ。
法人会員のため切り替えは無料で店舗ですぐ手続きできると分かった。
ずっとこのカードを持っていたのは、気持ちが残っていたからだと思う。
忘れかけていた気持ちがじんわり涌き上がってきた。
早速、翌日２つのブービー賞の手続きに出かけることにした。
この２つをブービー賞にしたことで、新たな変化があった。
書類の整理は、ただ片付けるだけではない。
いろんな連鎖を運んでくる。
それは片付けだけではないから、面白い。
この話は長くなるので、次でもう少しお話したいと思う。
